Kommunikation är avgörande för lyckade it-projekt


Strategiska planer, organisatoriska konsekvenser och ekonomisk hållbarhet bör diskuteras innan man deltar i affärssystemsprojekt. I min avhandling visar det sig att leverantör och beställare behöver se över vilka konsekvenser det kan få för respektive part att vara öppen eller sluten för förändring av mål och resursramar.

Alltifrån små till större nationella och internationella företag har ett affärssystem som stöd för sina affärsprocesser. Införande och byte av affärssystem betraktas inom affärsvärlden som en av de mest krävande och riskfyllda projekt ett företag kan genomföra. Cirka 80 procent av företagens totala IT-budget används för affärssystemsprojekt. Affärssystemsprojekten får dessutom långvariga konsekvenser för organisationen eftersom systemen förväntas stödja de flesta affärsprocesser efter införandet. En rekommendation är att vara flexibel för förändringar av mål och resursramar och en annan att inte godkänna några förändringar. Affärssystemsprojektets organisatoriska konsekvenser behöver diskuteras.

I min avhandling diskuterar jag vilka organisatoriska konsekvenser det kan få om leverantör och beställare bestämmer sig för att förändra och å andra sidan vara slutna för förändringar av beslutade mål och resursramar i affärssystemsprojekt. Studierna har genomförts i leverantörsföretag som genomför affärssystemsprojekt och deras beställarföretag verksamma internationellt och nationellt inom konstruktion och handel.

Resultaten visar att när parterna inte ville ändra beslutade mål och resursramar i affärssystemsprojektet blev det svårt att dra nytta av utvecklad förståelse för anpassning av affärssystemsstöd. Ett sätt för beställaren att utveckla och effektivisera organisationen var att innan, efter och parallellt med projektet genomföra organisationsförändringar och lära om sin egen organisations affärsprocesser. Det var då bättre för leverantören att samarbeta med en beställarorganisation som redan organisationsförändrat. Leverantören valde ibland att bortse från överenskomna mål och resursramar för att förstå beställarorganisationens affärsprocesser. Istället för att tjäna pengar på projektet bidrog man med extra konsulttid och gick med förlust.

När båda parter beslutade sig för att vara flexibla med mål och resursramar blev konsekvenserna varken system- eller organisationsutveckling, vilket förväntats. Istället ledde det till omfattande kommunikationsproblem eftersom tekniken istället fokuserades. Chefer som ingår i projektet bör kommunicera de strategiska planerna.

Resultaten visar också att när projektansvariga hos beställaren inte hade insyn i de strategiska planerna var det svårt att ställa krav på nödvändiga stödfunktioner. Nödvändiga anpassningar rymdes då inte inom beslutade mål och ramar.  När sedan affärssystemet efter införandet inte kunde stödja nya strategiska planer behövde beställarna investera i ett nytt affärssystemsprojekt redan inom något eller några år. En kostnad på några miljoner, vilket inte kan anses ekonomiskt hållbart.

Läs Avhandlingen: Affärssystemsprojekt: konsekvenser av att vara sluten eller öppen för förändringar


Läs mer